Сроки хранения документации: вопросы и ответы по документации

Ежедневно в любой организации составляется масса различных документов, в виде всевозможных писем, договоров, приказов, отчетностей и т.д. А что потом делать с этим огромным ворохом бумаг и следует ли хранить все эти документы? Если да, то как долго, и каким образом?

Существуют определенные правила хранения документов, формирующихся в ходе функционирования предприятия, которые условно можно разбить на три группы. Где первая будет состоять из правил, установленных налоговым законодательством. Соответственно, под эти правила подпадают документы, в которых отражено исчисление и уплата налогов и сборов. Вторую группу будут составлять документы кадрового учета. А третья группа будет содержать документы по хозяйственной деятельности предприятия и бухгалтерские. Разберемся с каждой из этих групп по порядку.

Итак, правила хранения налоговых документов определены Налоговым кодексом, в частности, речь об этом идет в пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, где сообщается, что хранить бухгалтерские и иные документы, свидетельствующие об исчислении и уплате налогов организацией, налогоплательщик обязан четыре года. При этом в Налоговом кодексе не указано, как рассчитывать этот срок. Следовательно, четыре года отсчитываются со дня, следующего за днем, в котором был составлен документ.

Однако если налогоплательщик относится к категории налогоплательщиков, применяющих льготы по налогам, то документы, подтверждающие право на применение этих льгот, налогоплательщик должен хранить в течение всего срока использования льготы. Ведь налоговая инспекция при проведении камеральной проверки имеет все основания запросить такие документы. Однако, даже если срок использования льготы уже истек, уничтожать такие документы сразу не следует. Ведь налоговики могут провести выездную проверку, которая согласно п. 4 ст. 89 НК РФ, может быть назначена за три предшествующих года. Следовательно, документы, подтверждающие право на применение льгот необходимо хранить еще три года после того, как организация перестала использовать льготу. Аналогично и с документами на амортизируемое имущество, которые также следует хранить еще три года уже после того, как завершилось начисление амортизации.

При нарушении сроков по хранению налоговых документов, организация может подвергнуться себя риску доначисления налогов, а также пеней на них, к тому же еще и налоговому взысканию в виде штрафа. В частности, статья 120 НК РФ определяет, что отсутствие первички, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета - грубое нарушение правил по учету доходов и расходов и объектов налогообложения. В этом случае предусматриваются штрафные санкции в размере 5 - 15 тысяч руб. В случае занижения налоговой базы в результате данного нарушения, размер штрафа будет определяться в объеме 10% от суммы невыплаченного налога, но не меньше 15 тысяч руб.

Что же касается кадровых документов, то срок хранения в данном случае определяется Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций. Согласно данному архивному законодательству, личные карточки, личные дела, трудовые договора, списки работников, занятых на вредных условиях труда и т.д., должны храниться не меньше 75 лет. Исключение составляет только невостребованная трудовая книжка, срок хранения которой определен в 50 лет.

Что же касается остальных документов, то здесь сроки хранения не такие большие. К примеру, для хранения договоров о материальной ответственности отводится срок в 5 лет. Такой же срок отводится и на хранение информации по обучению сотрудников технике безопасности, приказов о переводах, командировках, награждениях, об установлении сокращенного рабочего времени.

Для хранения документов по учету рабочего времени и дисциплине труда установлен срок в 3 года. А табель по учету рабочего времени, графики отпусков и документы на людей, которым отказали в трудоустройстве, организация должна хранить всего 1 год. При нарушении сроков хранения кадровых документов, на организацию может быть наложен штраф по ст. 13.20 КоАП в размере 300-500 руб.

Согласно Закону о бухучете, хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации должно быть не меньше пяти лет. При этом дополнительно оговаривается, что по рабочим планам счетов и прочих документов учетной политики данный срок рассчитывается со следующего года, после того, в котором эти документы применялись для формирования бухгалтерской отчетности в последний раз.

В отношении же всех остальных документов, Закон о бухучете ссылается на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций. В котором нашли отражение сроки хранения почти-что всех допустимых документов, которые могут формироваться в работе организации. Так, согласно данному Перечню, срок хранения бухгалтерской отчетности (как годовой, так и квартальной), всевозможных хозяйственных договоров, первичных и кассовых документов, приемо-сдаточных актов и т.п. составляет 5 лет. При этом отсчет данных сроков начинается с 1 января года, последующего за годом в котором данный документ использовался.

Законодательство четко определяет, где и как следует хранить данную документацию, а также устанавливает ответственных лиц по их хранению и порядок доступа. Так, хранение первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов предусматривается либо в архивном отделе организации, либо непосредственно в бухгалтерии, в предусмотренном для этого помещении или запирающихся шкафах. А хранение бланков строгой отчетности должно производиться в металлических шкафах, сейфах или выделенных помещениях, где обеспечивается их сохранность. За сохранность документов всю ответственность несет главный бухгалтер.